Antes de qualquer coisa, responda uma única pergunta: Você não é do tipo de dono de empresa em que o caixa interno fica no seu bolso, é? Pelo amor de Deus. Precisa comprar papel higiênico, pedem a você; precisa comprar um detergente, pedem a você; o cliente paga uma fatura em dinheiro e você coloca no seu bolso; vence o condomínio da sua casa e você paga com o dinheiro da empresa. Se, por acaso, você se encaixa nesta situação, pode ir mudando suas atitudes, porque dessa maneira você não vai chegar a lugar nenhum. A única pessoa que pode ficar com o dinheiro no bolso é o frentista de posto de gasolina. E por poucas horas, pois já vai longe a época em que você parava no posto e o frentista tirava aquele bolo de dinheiro do bolso. Hoje, se ele fizer isso, é roubado, seqüestrado etc.
Voltando ao seu bolso. O descontrole vai encobrir tudo o que precisamos enxergar. Uma atitude a ser tomada hoje mesmo é separar as coisas. Você é o dono da empresa e retira um pró-labore mensal; e a empresa tem o dinheiro dela. E, após as devidas apurações de lucro ou prejuízo e análise do caixa, vá lá e retire algo mais como distribuição de lucro.
Primeiramente você deve definir qual é o seu salário. Faça as contas de quanto costuma retirar e pronto, seu salário está definido. A partir daí, começará a lançar esse salário e tudo o que for retirando do caixa. Vá desdobrando essa conta até zerar no final do mês. Pagou uma conta particular com dinheiro da empresa? Vá lá e abata o valor. Pegou dez reais no caixa da empresa para tomar um lanche? Abata do seu salário. Entrou dinheiro de cobrança? Deixe no Caixa ou deposite no banco. O ideal seria receber como os funcionários, num determinado dia. Você receberia seu pró-labore, depositaria na sua conta particular e dali saldaria seus compromissos particulares. Mas, como sei que quando estamos em dificuldades financeiras não dá para fazer isso, já que a empresa está sem Caixa, continue pagando com o dinheiro da empresa da mesma maneira, mas ao menos vá lançando corretamente.
Tem que haver esse controle para saber quanto você ganha e quanto sua empresa gasta com você. Aliás, se você estiver mesmo em dificuldades financeiras, um bom começo é rever seu salário. Dependendo de quanto retira por mês você pode ser o causador do problema. Você só pode retirar o que a empresa permitir que retire, caso contrário vai quebrar sua empresa e vai acabar não retirando mais nada. Assim, dependendo do buraco da empresa, pense em reduzir custos pessoais, seus e dos sócios, se for o caso. Olhe bem para suas despesas com cartões, financiamentos de carros, passeios, juros, escolas caríssimas. É claro que queremos sempre o melhor para nós e nossa família, mas para sair das trevas, temos que fazer um grande sacrifício. Depois do saneamento da empresa, tudo poderá voltar ao normal. Exemplifico:
Conheci uma empresa que tinha dois sócios que não faziam contas e nem apuravam resultados. Iam trabalhando e fazendo retiradas de acordo com suas necessidades. Havia mês em que um deles precisava de dez mil reais e o outro também tirava. No mês seguinte, o outro precisava de sete mil reais e o outro também retirava. Às vezes havia pouco dinheiro na empresa e eles retiravam dois mil reais cada um.
O tempo foi passando e a empresa ficando sem Caixa, sem novos investimentos, totalmente descontrolada. Vez por outra entrava um belo trabalho e, em vez de deixarem o dinheiro na empresa para sanar as dívidas, dividiam a entrada extra em dois e, num passe de mágica, o dinheiro sumia.
O tempo continuou passando e a empresa iniciando a viagem para as trevas. Foi indo, foi indo e pronto. A situação chegou a um estágio de que, infelizmente, não tinha mais volta. A empresa simplesmente baixou as portas, não pagou seus compromissos, principalmente os direitos trabalhistas dos funcionários.
Conclusão: Os sócios terão de arcar com as dívidas. Perderam a empresa e hoje têm de correr atrás da bola para sobreviver. Tudo isso porque não houve um acompanhamento das finanças da empresa. O Caixa era o bolso deles e deu no que deu. A empresa não tinha condições de pagar aquelas retiradas e eles teriam de escolher entre dois caminhos distintos: retirar apenas o que a empresa permitia e reduzir suas despesas particulares, ou ir tirando, tirando e esperando que as coisas melhorassem, o que acabou não acontecendo.
Moral da história: Dinheiro não aceita desaforos.
Por isso, se o seu bolso é o Caixa, pode ir procurando uma caixinha ou aqueles cofres pequenos que você leva pra cá e pra lá e inaugure o caixa interno da sua empresa hoje mesmo. Apenas um detalhe importantíssimo. Seja extremamente meticuloso com o caixa interno, inclusive com os centavos. Se saíram trinta centavos para cópias, lance em Despesas Administrativas; gastou dois reais no cafezinho com seu cliente, lance em Outros Custos Sobre Vendas. Enfim, faça tudo certo para ter um resultado correto. E volto a lembrar um ponto que já levantei. Se você é uma pessoa “mais ou menos”, sua empresa também vai ser “mais ou menos”. Tenha cuidado para não ser mais menos do que mais.
Com relação ao caixa interno, acho que deu para você compreender bem as regras. Agora vamos falar sobre o Caixa da sua empresa, ou seja, o dinheiro que você tem disponível para sobrevivência da empresa, o capital que mantém sua empresa aberta. O dinheiro que você investe, paga seus funcionários, paga seus fornecedores etc.
Você pode estar se perguntando: “Mas que dinheiro é esse de que ele está falando, se minha conta está estourada e estou atrasando uma série de pagamentos, inclusive com as trocas de duplicatas? Não consigo pagar nada em dia”. Pois é, meu amigo, seu Caixa já foi para as trevas e o próximo passageiro é você. Geralmente, quando começamos a nos endividar é quando acabou o Caixa. Não se tem mais dinheiro e começa-se a recorrer ao dinheiro dos outros para pagar contas. É quando você começa a utilizar o limite do banco, trocar duplicatas, tomar empréstimos, trocar cheques. E, quando todas as hipóteses se esgotam, você começa a trocar duplicatas em factoring. (A diferença entre trocar duplicata em banco e factoring é a seguinte: para o banco trocar suas duplicatas por uma taxa mais baixa, que gira em torno de 2 a 3% am, ele exige que você seja um bom correntista e que sua empresa e seu cliente estejam com o nome limpo na praça. Já a factoring não quer saber se você está com o nome sujo; ela se preocupa apenas com o nome do seu cliente e, por isso, cobra uma taxa maior, que atualmente gira em torno de 3 a 5% am).
Pouco mais adiante vêm as conhecidas duplicatas frias e, depois disso, você começa a utilizar a conta bancária da esposa e dos filhos. E, já quase nos estertores da vida da empresa, você começa a pedir cheque até a seus funcionários. E aí, meu amigo, é o fim. Se você não resolveu a situação até agora vai ser difícil, mas não podemos ser pessimistas nem otimistas, vamos tentar ajustar as velas. O primeiro passo é entender o que é o Caixa e como ele funciona, para saber identificar o que acontece com sua empresa. Vou dar um exemplo bastante simples.
Seu Zé foi dispensado da empresa onde trabalhava e recebeu R$2.000,00 de rescisão. Pensou bem sobre o que faria com aquele capital e resolveu comprar um carrinho de pastel que custava R$1.800,00. Foi ao fornecedor e pagou à vista, pois não gostava de dever nada para ninguém. Feliz da vida, o seu Zé pegou os R$200,00 que ainda tinha e comprou tudo em massa, recheio e gás, matéria prima suficiente para fazer 200 pastéis.
Dessa forma, o custo variável do pastel era de R$1,00 por unidade. Seu Zé começou a trabalhar e, como seu carrinho ficava na porta de uma grande empresa, resolveu abrir conta para seus clientes que lhe pagariam quando recebessem seus salários, dali a 20 dias. O pastel do seu Zé foi um sucesso. No primeiro dia, ele vendeu 100 pastéis a R$2,00 a unidade.
Foi pra casa feliz da vida, comemorou com sua esposa e dormiu em paz. No dia seguinte, seu Zé vendeu mais 100 pastéis a R$ 2,00 a unidade. Que maravilha, que negócio bom, com 100% de lucro! Foi pra casa mais feliz da vida ainda. E, quando ia começar a comemoração com a esposa, seu Zé percebeu que estava falido. Percebeu que tinha investido os únicos R$200,00 que tinha para produzir 200 pastéis. Vendeu os 200 pastéis, dobrou seu capital para R$400,00, mas só iria receber dali a 20 dias. E não tinha dinheiro no Caixa para comprar mais massa e recheio para continuar a produzir e vender.
Triste, não é? Sua empresa bate recorde de vendas, com alta lucratividade e vai a falência. É isso mesmo meu amigo. Isso já aconteceu com a minha empresa. No ano em que mais vendemos, quase falimos. Foi terrível, não tínhamos Caixa e nem Capital de Giro para arcar com os custos de produção crescente. E eu fazendo mais propaganda, as vendas aumentando e as dívidas também. Vamos vender mais e o caos tomando conta. Benza Deus, por um fio não fechamos as portas. Na época, eu não entendia o que estava acontecendo. Estávamos vendendo horrores, tínhamos ótima margem de lucro, clientes novos não faltavam. As empresas costumam crescer em média 4,0 a 5,0% de um ano para outro, praticamente o crescimento do PIB. E naquele ano estávamos com um crescimento de 55,0%. O que estava acontecendo? O que estava faltando para que tudo desse certo? Na verdade, faltaram apenas o principal, com sete letrinhas: CAPITAL.
Isto ilustra o que é Caixa e qual a sua importância. É claro que seu Zé poderia pedir um empréstimo para continuar a produção. Também deveria ter comprado o carrinho em prestações para sobrar dinheiro para produção. Ele poderia só vender à vista para ter retorno imediato. Enfim, existiriam várias maneiras de seu Zé continuar com o negócio. E é sobre essas soluções que vamos falar agora.
Às vezes, achamos que a coisa funciona de um jeito e funciona de outro. Recentemente tive uma surpresa. Fiz uma descoberta fantástica, descobri que formiga não bóia. É isso mesmo, você pensa na formiga, aquele inseto minúsculo, e imagina que ela bóie. Descobri que, mesmo sendo extremamente leves, elas afundam. Como? Peguei a tigela de ração dos meus cachorros que estava infestada de formigas e a coloquei dentro de uma bacia cheia de água. Para minha surpresa, quando fui conferir o extermínio, notei que todas as formigas estavam no fundo da bacia. Estranho, não é? Pois é, vai saber por que elas afundam. Vai ver que uma segurou na outra tentando salvar-se e juntas fizeram um peso maior e todas afundaram. O tal do efeito dominó.
Na empresa as coisas também funcionam assim. Achamos que certo problema se resolve de uma determinada maneira e na verdade estamos completamente errados. Temos certeza de que aquilo se faz assim e descobrimos que tem gente que faz assado. Por isso estamos aqui, juntos, para derrubar todos os paradigmas.
Pois bem, vamos considerar que sua empresa está endividada, nas trevas, e há um controle de resultados que mostra o lucro que você tem! Todo mês fatura mais do que gasta e ainda tem sobra, mas seu problema é falta de Caixa. Caso seu problema seja resultado, ou seja, o que você fatura não cobre suas despesas, trataremos desse assunto em outra oportunidade.
Fatores que afetam o Fluxo de Caixa
a) Expansão descontrolada das vendas – Verifique como está sendo seu crescimento em vendas, pois se você estiver vendendo muito de uma hora para outra, está gastando muito mais em matéria-prima ou em produtos para revenda. Seus custos acabam aumentando e o capital que você tinha circulando dentro da sua empresa não está sendo suficiente. Você acaba tendo que gastar antes para receber depois. E isso significa que seu capital fica na mão dos clientes. Até aí tudo bem, desde que você tenha mais capital para alimentar a empresa. Caso contrário, Trevas. Você vai começar a utilizar capital dos bancos, dos fornecedores e de factoring. Só que esse capital tem um custo alto. Assim, analise bem esse tópico. Você poderá chegar à conclusão de que, às vezes, não temos outra opção a não ser a diminuição das vendas.
b) Aumento no prazo de vendas concedido pela empresa como forma de aumentar seu grau de competitividade – Outro item importante. É claro que nossos clientes estão sempre querendo prazos maiores para pagar. Mas você tem dinheiro para isso? Se não tem, vai ter que recorrer ao capital de terceiros. Procure usar o capital mais barato, fuja dos bancos, financeiras e afins. Tente prazos maiores com seus fornecedores. Sei que a maioria deles cobra uma taxa para os prazos maiores, mas vejo que a maioria dos meus fornecedores cobra taxas de 1,5 a 2,3% de 30 para 60 dias. Sendo assim, é muito melhor pagar para os fornecedores do que estourar no banco e pagar 9,5% ou trocar duplicatas por 3,5%. Faça sempre essas contas, tente repassar estes custos financeiros para seus clientes. Normalmente eles querem prazo maior e acabam aceitando uma “taxinha” a mais.
c) Compras com volumes incompatíveis com as projeções de vendas – Este é um erro muito comum. Acreditamos em produtos que acabam não vendendo ou vendem menos do que o esperado. Ou compramos muita matéria-prima para produção de determinados produtos ou serviços e acabamos com um belo estoque na mão. Tenha muito cuidado com as compras. Em época de crise é melhor errar para menos do que para mais. É muito caro manter estoques. Eles custam muito dinheiro parado, ainda mais quando você não o tem. Você paga o fornecedor com dinheiro dos outros, dinheiro que está sendo taxado, e ainda deixa o estoque parado. Péssimo negócio. Vá até seu estoque e dê uma boa olhada. Tenho certeza de que você vai se surpreender. Vale mais a pena deixar de ganhar do que ficar pagando juros em cima de mercadoria parada. Faça algumas promoções para com isso atrair clientes para sua empresa. Eles podem acabar comprando outros produtos mais lucrativos.
d) Diferenças acentuadas no giro do Contas a Receber e a Pagar em decorrência dos prazos médios de recebimento e pagamento – Isto acontece quando você compra uma mercadoria para pagar em 30 dias. Ela demora três dias para chegar, fica na sua prateleira quinze dias e você vende para seu cliente, que vai pagar em no mínimo mais 30 dias, ou até em duas ou três vezes. Conclusão, você está sempre pagando antes de receber. E se você não tem Caixa, adeus... Tente rever isso, peça mais prazo para seus fornecedores, tente dar bons descontos para seus clientes para pagamento à vista ou, em último caso, tente repassar um “jurinho” para seus clientes. Você tem que estar sempre conciliando o Caixa e prestando muita atenção para a inadimplência dos seus clientes. Eles podem estar atrasando o pagamento por muitos dias e com isso seu capital acabará ficando nas mãos deles.
e) Ciclo de produção extremamente longo – Isso acontece quando você compra a matéria-prima, demora para produzir ou fabricar o produto final e o prazo que você tem para pagar ao fornecedor é menor que o tempo que você leva para produzir o bem. Imagine um fabricante de barcos que demora de quatro a seis meses para produzir o seu pedido. Ou ele cobra um sinal para arcar com os custos de produção, ou ele tem que ter um bom capital. Caso contrário, mesmo tendo um belo lucro, o estrago financeiro pode acabar com o negócio.
f) Giro de estoque lento, significando o carregamento de produtos de difícil venda – Problema muito comum. Você está devendo para Deus e o mundo e bate no peito dizendo: “Tenho uma fortuna estocada”. Grande coisa. Você pode quebrar, pois um grande estoque gera grandes encargos. E pior ainda, quando você não tem capital paga pelo capital dos outros, sem falar em prazo de validade e eventuais perdas. Reveja seus estoques, ali você pode encontrar o caminho da felicidade.
g) Ativo parado – Veja se existem máquinas e móveis parados, que você não utiliza, ou que não rendem o que você espera. Uma boa opção é a venda de ativos. Muitas vezes temos máquinas que custaram muito dinheiro, pouco rendem e geram um grande gasto com depreciação. Dessa forma, analise bem e, se for o caso, venda. Há sempre alguém querendo comprar. É dinheiro que entra no seu Caixa, é dinheiro que você deixa de pagar pelo capital dos outros, além de se livrar de uma máquina que não dá lucro. Detalhe importante: tente vender longe da sua região, evitando vender para seu vizinho ou concorrente. Se não, é mais um a querer dividir o mesmo bolo.
h) Distribuição de Lucros em volumes incompatíveis com a capacidade de geração de Caixa – Você fechou o ano e apurou um lucro de R$100.000,00. Fez o cheque e tirou o dinheiro da empresa? Esqueça esse lucro. Ele é apenas uma linha contábil no seu balanço. Esse lucro não é palpável e nem pertence a você. Deve-se tirar apenas o que o Caixa permite, pois este “lucro” é que vai manter sua empresa funcionando. Parte dele, tem que ser reinvestido. E a depreciação, esqueceu? Isso, se todos os seus clientes pagarem, verificação feita com uma análise apurada dos relatórios de resultado por emissão e por Caixa. Existe uma grande diferença em: vender, vender e receber e vender, receber e lucrar.
i) Custos Financeiros elevados, em decorrência da utilização de Capital de terceiros – Se sua empresa utilizar muito capital de terceiros, vai pagar caro por isso, dependendo da sua margem de lucro. Se a margem for baixa, ela ficará toda na mão de quem empresta o dinheiro e você acaba não ganhando nada ou, conforme o caso, até perdendo. E isso vai acabando com o seu Caixa. O resultado: Trevas.
j) Política salarial totalmente incompatível com o nível de Receitas e demais Despesas Operacionais – Como andam suas despesas com a folha de pagamento, inclusive com o seu salário? Tenha cuidado, pois muitas vezes você está gastando muito com a folha de pessoal. Sei que determinados cargos têm um piso salarial alto no mercado, mas se sua empresa não suporta, mude. Reduza de dois para um, contrate estagiários, modernize os processos para utilizar menos mão-de-obra. Esqueça quanto o mercado paga e analise quanto sua empresa é capaz de pagar. Caso contrário, seu Caixa estará indo embora e o resultado você já sabe: Trevas.
k) Aumento do nível de inadimplência – Seus clientes estão demorando muito para pagar. Seu dinheiro fica na mão deles e seu Caixa vazio. Você vai falar o que todos falam: “Se todo mundo que me deve pagasse, eu não estaria nessa situação”. Isso não muda nada, você continuará sem dinheiro e devendo para os outros. Implante uma boa política de crédito, analise bem antes de dar crédito. Tenha pessoas competentes para cobrar seus clientes, tenha um bom advogado para as cobranças judiciais. E não perca tempo, não deixe as Contas a Receber esperando a boa vontade de seus clientes. Quando estamos sem dinheiro acabamos pagando primeiro quem mais nos aperta. Quem manda o cobrador à porta todo dia tem mais possibilidade de receber. Trocando em miúdos, aperte seus clientes, caso contrário você é que vai ser apertado.
l) Redução nas vendas causadas por retenção do mercado – No Brasil isso é mais do que comum: o dólar subiu, as vendas caem; o dólar caiu, as vendas também caem. Troca o Presidente, as vendas caem. Tem guerra, as vendas caem. Acontece alguma desgraça lá do outro lado do mundo, as vendas caem. Resumindo, a nossa economia é uma loucura, influenciada por qualquer coisa a qualquer momento. É praticamente impossível fazer um planejamento e, principalmente, fazer investimentos a longo prazo, investimentos que dependam de resultados de vendas. Sabedor de tudo isso, tenha mais cautela no gerenciamento do seu negócio, procurando sempre ter um custo fixo baixo, trabalhar com estoque reduzido, não ficar sem Caixa. Pense dez vezes antes de comprar máquinas novas, lembre que ela vai produzir menos do que você imagina. Quando fazemos contas geralmente superestimamos os resultados e é aí que o negócio começa a apertar. Por isso, muita cautela com suas despesas.
m) Aumento da concorrência em decorrência da entrada de novos concorrentes no mercado – Todos nós estamos sujeitos a isso. É comum descobrir que surgiu uma nova empresa que vende a mesma coisa e bem mais barato. E você começa a perder clientes. O primeiro passo é conhecer bem o concorrente, estudar a empresa dele, os processos por ele usados, verificando como ele consegue cobrar menos. Então refaça as contas de sua própria empresa. Isso é muito claro: ou você está cobrando caro demais, pois tem uma estrutura muito maior que a dele. Isso gera um custo fixo maior e, conseqüentemente, seu preço acaba sendo mais alto. Ou o seu concorrente está cobrando muito baixo, que é o que costuma acontecer.
O concorrente não recolhe os impostos, não paga os fornecedores, enfim, não paga ninguém. Ele não tem lucro e só atrapalha a sua vida. E nesse caso, meu amigo, você tem que baixar seus preços o máximo possível sem perder sua lucratividade. Agregar valor aos seus produtos para diferenciá-los da concorrência, investir em atendimento e pós-vendas, tentar melhorar as facilidades de pagamento para seus clientes e aguardar. Sim, porque em breve o “kamikaze” vai desaparecer, vai fechar como todos os que não sabem fazer contas, como todos os que trabalham sem lucro, como todos os que acabam pagando para trabalhar.
Acho o cúmulo. O sujeito sai de casa todo dia pela manha, abre sua empresa, produz o mês todo e, no final das contas, fatura 50 mil reais e gasta 60 mil para essa produção. É realmente um absurdo. Ele consegue gerar um “déficit” de 10 mil reais por mês. Seria muito mais interessante ficar os trinta dias em casa lendo jornal. Não ganharia nada, mas, pelo menos, não ficaria devendo nada para ninguém e não atrapalharia as empresas que trabalham corretamente, sem falar que ele poderia pegar todo o capital da sua empresa, aplicar e, na pior das hipóteses, ganhar 1,0% de juros ao mês.
Espero que você tenha compreendido bem a importância do Caixa, porque em 80% dos casos esse é o maior problema financeiro que as empresas atravessam. Para resumir, vou apontar abaixo apenas alguns tópicos para facilitar a identificação dos problemas:
DESEQUILÍBRIO FINANCEIRO
Sintomas
a) Insuficiência crônica de Caixa
b) Captação sistemática de recursos por meio de empréstimos
c) Obtenção de financiamentos junto a bancos e desconhecidos
Causas Básicas
a) Excesso de investimentos em estoque
b) Prazo médio de recebimento maior que o prazo médio de pagamentos das compras.
c) Excesso de investimento em Ativos Fixos.
d) Baixo giro de Estoques.
Conseqüências
a) Maior grau de vulnerabilidade ante as flutuações nas condições do mercado em que a empresa atua.
b) Atrasos nos pagamentos, aumentando os riscos de concordata e falência.
Medidas de Saneamento
a) Aumento do capital próprio, com aporte de novos recursos dos proprietários atuais ou de novos sócios.
b) Redução ou adequação do nível de atividades aos volumes de recursos disponíveis para financiamento das operações.
c) Controle rígido de Custos e Despesas Operacionais.
d) Desmobilização de Ativos ociosos.
Aqui encerramos mais um tema, onde abordamos o que podemos chamar de “coração” da sua empresa. Lembre-se de ter calma porque as coisas não se resolvem do dia para a noite. É um jargão batido, mas você demorou nove meses para nascer e com sua empresa é a mesma coisa. Para estruturá-la você pode levar muitos anos. Para quebrá-la, você pode conseguir fazer isso em uma única operação calamitosa.
Voltando ao seu bolso. O descontrole vai encobrir tudo o que precisamos enxergar. Uma atitude a ser tomada hoje mesmo é separar as coisas. Você é o dono da empresa e retira um pró-labore mensal; e a empresa tem o dinheiro dela. E, após as devidas apurações de lucro ou prejuízo e análise do caixa, vá lá e retire algo mais como distribuição de lucro.
Primeiramente você deve definir qual é o seu salário. Faça as contas de quanto costuma retirar e pronto, seu salário está definido. A partir daí, começará a lançar esse salário e tudo o que for retirando do caixa. Vá desdobrando essa conta até zerar no final do mês. Pagou uma conta particular com dinheiro da empresa? Vá lá e abata o valor. Pegou dez reais no caixa da empresa para tomar um lanche? Abata do seu salário. Entrou dinheiro de cobrança? Deixe no Caixa ou deposite no banco. O ideal seria receber como os funcionários, num determinado dia. Você receberia seu pró-labore, depositaria na sua conta particular e dali saldaria seus compromissos particulares. Mas, como sei que quando estamos em dificuldades financeiras não dá para fazer isso, já que a empresa está sem Caixa, continue pagando com o dinheiro da empresa da mesma maneira, mas ao menos vá lançando corretamente.
Tem que haver esse controle para saber quanto você ganha e quanto sua empresa gasta com você. Aliás, se você estiver mesmo em dificuldades financeiras, um bom começo é rever seu salário. Dependendo de quanto retira por mês você pode ser o causador do problema. Você só pode retirar o que a empresa permitir que retire, caso contrário vai quebrar sua empresa e vai acabar não retirando mais nada. Assim, dependendo do buraco da empresa, pense em reduzir custos pessoais, seus e dos sócios, se for o caso. Olhe bem para suas despesas com cartões, financiamentos de carros, passeios, juros, escolas caríssimas. É claro que queremos sempre o melhor para nós e nossa família, mas para sair das trevas, temos que fazer um grande sacrifício. Depois do saneamento da empresa, tudo poderá voltar ao normal. Exemplifico:
Conheci uma empresa que tinha dois sócios que não faziam contas e nem apuravam resultados. Iam trabalhando e fazendo retiradas de acordo com suas necessidades. Havia mês em que um deles precisava de dez mil reais e o outro também tirava. No mês seguinte, o outro precisava de sete mil reais e o outro também retirava. Às vezes havia pouco dinheiro na empresa e eles retiravam dois mil reais cada um.
O tempo foi passando e a empresa ficando sem Caixa, sem novos investimentos, totalmente descontrolada. Vez por outra entrava um belo trabalho e, em vez de deixarem o dinheiro na empresa para sanar as dívidas, dividiam a entrada extra em dois e, num passe de mágica, o dinheiro sumia.
O tempo continuou passando e a empresa iniciando a viagem para as trevas. Foi indo, foi indo e pronto. A situação chegou a um estágio de que, infelizmente, não tinha mais volta. A empresa simplesmente baixou as portas, não pagou seus compromissos, principalmente os direitos trabalhistas dos funcionários.
Conclusão: Os sócios terão de arcar com as dívidas. Perderam a empresa e hoje têm de correr atrás da bola para sobreviver. Tudo isso porque não houve um acompanhamento das finanças da empresa. O Caixa era o bolso deles e deu no que deu. A empresa não tinha condições de pagar aquelas retiradas e eles teriam de escolher entre dois caminhos distintos: retirar apenas o que a empresa permitia e reduzir suas despesas particulares, ou ir tirando, tirando e esperando que as coisas melhorassem, o que acabou não acontecendo.
Moral da história: Dinheiro não aceita desaforos.
Por isso, se o seu bolso é o Caixa, pode ir procurando uma caixinha ou aqueles cofres pequenos que você leva pra cá e pra lá e inaugure o caixa interno da sua empresa hoje mesmo. Apenas um detalhe importantíssimo. Seja extremamente meticuloso com o caixa interno, inclusive com os centavos. Se saíram trinta centavos para cópias, lance em Despesas Administrativas; gastou dois reais no cafezinho com seu cliente, lance em Outros Custos Sobre Vendas. Enfim, faça tudo certo para ter um resultado correto. E volto a lembrar um ponto que já levantei. Se você é uma pessoa “mais ou menos”, sua empresa também vai ser “mais ou menos”. Tenha cuidado para não ser mais menos do que mais.
Com relação ao caixa interno, acho que deu para você compreender bem as regras. Agora vamos falar sobre o Caixa da sua empresa, ou seja, o dinheiro que você tem disponível para sobrevivência da empresa, o capital que mantém sua empresa aberta. O dinheiro que você investe, paga seus funcionários, paga seus fornecedores etc.
Você pode estar se perguntando: “Mas que dinheiro é esse de que ele está falando, se minha conta está estourada e estou atrasando uma série de pagamentos, inclusive com as trocas de duplicatas? Não consigo pagar nada em dia”. Pois é, meu amigo, seu Caixa já foi para as trevas e o próximo passageiro é você. Geralmente, quando começamos a nos endividar é quando acabou o Caixa. Não se tem mais dinheiro e começa-se a recorrer ao dinheiro dos outros para pagar contas. É quando você começa a utilizar o limite do banco, trocar duplicatas, tomar empréstimos, trocar cheques. E, quando todas as hipóteses se esgotam, você começa a trocar duplicatas em factoring. (A diferença entre trocar duplicata em banco e factoring é a seguinte: para o banco trocar suas duplicatas por uma taxa mais baixa, que gira em torno de 2 a 3% am, ele exige que você seja um bom correntista e que sua empresa e seu cliente estejam com o nome limpo na praça. Já a factoring não quer saber se você está com o nome sujo; ela se preocupa apenas com o nome do seu cliente e, por isso, cobra uma taxa maior, que atualmente gira em torno de 3 a 5% am).
Pouco mais adiante vêm as conhecidas duplicatas frias e, depois disso, você começa a utilizar a conta bancária da esposa e dos filhos. E, já quase nos estertores da vida da empresa, você começa a pedir cheque até a seus funcionários. E aí, meu amigo, é o fim. Se você não resolveu a situação até agora vai ser difícil, mas não podemos ser pessimistas nem otimistas, vamos tentar ajustar as velas. O primeiro passo é entender o que é o Caixa e como ele funciona, para saber identificar o que acontece com sua empresa. Vou dar um exemplo bastante simples.
Seu Zé foi dispensado da empresa onde trabalhava e recebeu R$2.000,00 de rescisão. Pensou bem sobre o que faria com aquele capital e resolveu comprar um carrinho de pastel que custava R$1.800,00. Foi ao fornecedor e pagou à vista, pois não gostava de dever nada para ninguém. Feliz da vida, o seu Zé pegou os R$200,00 que ainda tinha e comprou tudo em massa, recheio e gás, matéria prima suficiente para fazer 200 pastéis.
Dessa forma, o custo variável do pastel era de R$1,00 por unidade. Seu Zé começou a trabalhar e, como seu carrinho ficava na porta de uma grande empresa, resolveu abrir conta para seus clientes que lhe pagariam quando recebessem seus salários, dali a 20 dias. O pastel do seu Zé foi um sucesso. No primeiro dia, ele vendeu 100 pastéis a R$2,00 a unidade.
Foi pra casa feliz da vida, comemorou com sua esposa e dormiu em paz. No dia seguinte, seu Zé vendeu mais 100 pastéis a R$ 2,00 a unidade. Que maravilha, que negócio bom, com 100% de lucro! Foi pra casa mais feliz da vida ainda. E, quando ia começar a comemoração com a esposa, seu Zé percebeu que estava falido. Percebeu que tinha investido os únicos R$200,00 que tinha para produzir 200 pastéis. Vendeu os 200 pastéis, dobrou seu capital para R$400,00, mas só iria receber dali a 20 dias. E não tinha dinheiro no Caixa para comprar mais massa e recheio para continuar a produzir e vender.
Triste, não é? Sua empresa bate recorde de vendas, com alta lucratividade e vai a falência. É isso mesmo meu amigo. Isso já aconteceu com a minha empresa. No ano em que mais vendemos, quase falimos. Foi terrível, não tínhamos Caixa e nem Capital de Giro para arcar com os custos de produção crescente. E eu fazendo mais propaganda, as vendas aumentando e as dívidas também. Vamos vender mais e o caos tomando conta. Benza Deus, por um fio não fechamos as portas. Na época, eu não entendia o que estava acontecendo. Estávamos vendendo horrores, tínhamos ótima margem de lucro, clientes novos não faltavam. As empresas costumam crescer em média 4,0 a 5,0% de um ano para outro, praticamente o crescimento do PIB. E naquele ano estávamos com um crescimento de 55,0%. O que estava acontecendo? O que estava faltando para que tudo desse certo? Na verdade, faltaram apenas o principal, com sete letrinhas: CAPITAL.
Isto ilustra o que é Caixa e qual a sua importância. É claro que seu Zé poderia pedir um empréstimo para continuar a produção. Também deveria ter comprado o carrinho em prestações para sobrar dinheiro para produção. Ele poderia só vender à vista para ter retorno imediato. Enfim, existiriam várias maneiras de seu Zé continuar com o negócio. E é sobre essas soluções que vamos falar agora.
Às vezes, achamos que a coisa funciona de um jeito e funciona de outro. Recentemente tive uma surpresa. Fiz uma descoberta fantástica, descobri que formiga não bóia. É isso mesmo, você pensa na formiga, aquele inseto minúsculo, e imagina que ela bóie. Descobri que, mesmo sendo extremamente leves, elas afundam. Como? Peguei a tigela de ração dos meus cachorros que estava infestada de formigas e a coloquei dentro de uma bacia cheia de água. Para minha surpresa, quando fui conferir o extermínio, notei que todas as formigas estavam no fundo da bacia. Estranho, não é? Pois é, vai saber por que elas afundam. Vai ver que uma segurou na outra tentando salvar-se e juntas fizeram um peso maior e todas afundaram. O tal do efeito dominó.
Na empresa as coisas também funcionam assim. Achamos que certo problema se resolve de uma determinada maneira e na verdade estamos completamente errados. Temos certeza de que aquilo se faz assim e descobrimos que tem gente que faz assado. Por isso estamos aqui, juntos, para derrubar todos os paradigmas.
Pois bem, vamos considerar que sua empresa está endividada, nas trevas, e há um controle de resultados que mostra o lucro que você tem! Todo mês fatura mais do que gasta e ainda tem sobra, mas seu problema é falta de Caixa. Caso seu problema seja resultado, ou seja, o que você fatura não cobre suas despesas, trataremos desse assunto em outra oportunidade.
Fatores que afetam o Fluxo de Caixa
a) Expansão descontrolada das vendas – Verifique como está sendo seu crescimento em vendas, pois se você estiver vendendo muito de uma hora para outra, está gastando muito mais em matéria-prima ou em produtos para revenda. Seus custos acabam aumentando e o capital que você tinha circulando dentro da sua empresa não está sendo suficiente. Você acaba tendo que gastar antes para receber depois. E isso significa que seu capital fica na mão dos clientes. Até aí tudo bem, desde que você tenha mais capital para alimentar a empresa. Caso contrário, Trevas. Você vai começar a utilizar capital dos bancos, dos fornecedores e de factoring. Só que esse capital tem um custo alto. Assim, analise bem esse tópico. Você poderá chegar à conclusão de que, às vezes, não temos outra opção a não ser a diminuição das vendas.
b) Aumento no prazo de vendas concedido pela empresa como forma de aumentar seu grau de competitividade – Outro item importante. É claro que nossos clientes estão sempre querendo prazos maiores para pagar. Mas você tem dinheiro para isso? Se não tem, vai ter que recorrer ao capital de terceiros. Procure usar o capital mais barato, fuja dos bancos, financeiras e afins. Tente prazos maiores com seus fornecedores. Sei que a maioria deles cobra uma taxa para os prazos maiores, mas vejo que a maioria dos meus fornecedores cobra taxas de 1,5 a 2,3% de 30 para 60 dias. Sendo assim, é muito melhor pagar para os fornecedores do que estourar no banco e pagar 9,5% ou trocar duplicatas por 3,5%. Faça sempre essas contas, tente repassar estes custos financeiros para seus clientes. Normalmente eles querem prazo maior e acabam aceitando uma “taxinha” a mais.
c) Compras com volumes incompatíveis com as projeções de vendas – Este é um erro muito comum. Acreditamos em produtos que acabam não vendendo ou vendem menos do que o esperado. Ou compramos muita matéria-prima para produção de determinados produtos ou serviços e acabamos com um belo estoque na mão. Tenha muito cuidado com as compras. Em época de crise é melhor errar para menos do que para mais. É muito caro manter estoques. Eles custam muito dinheiro parado, ainda mais quando você não o tem. Você paga o fornecedor com dinheiro dos outros, dinheiro que está sendo taxado, e ainda deixa o estoque parado. Péssimo negócio. Vá até seu estoque e dê uma boa olhada. Tenho certeza de que você vai se surpreender. Vale mais a pena deixar de ganhar do que ficar pagando juros em cima de mercadoria parada. Faça algumas promoções para com isso atrair clientes para sua empresa. Eles podem acabar comprando outros produtos mais lucrativos.
d) Diferenças acentuadas no giro do Contas a Receber e a Pagar em decorrência dos prazos médios de recebimento e pagamento – Isto acontece quando você compra uma mercadoria para pagar em 30 dias. Ela demora três dias para chegar, fica na sua prateleira quinze dias e você vende para seu cliente, que vai pagar em no mínimo mais 30 dias, ou até em duas ou três vezes. Conclusão, você está sempre pagando antes de receber. E se você não tem Caixa, adeus... Tente rever isso, peça mais prazo para seus fornecedores, tente dar bons descontos para seus clientes para pagamento à vista ou, em último caso, tente repassar um “jurinho” para seus clientes. Você tem que estar sempre conciliando o Caixa e prestando muita atenção para a inadimplência dos seus clientes. Eles podem estar atrasando o pagamento por muitos dias e com isso seu capital acabará ficando nas mãos deles.
e) Ciclo de produção extremamente longo – Isso acontece quando você compra a matéria-prima, demora para produzir ou fabricar o produto final e o prazo que você tem para pagar ao fornecedor é menor que o tempo que você leva para produzir o bem. Imagine um fabricante de barcos que demora de quatro a seis meses para produzir o seu pedido. Ou ele cobra um sinal para arcar com os custos de produção, ou ele tem que ter um bom capital. Caso contrário, mesmo tendo um belo lucro, o estrago financeiro pode acabar com o negócio.
f) Giro de estoque lento, significando o carregamento de produtos de difícil venda – Problema muito comum. Você está devendo para Deus e o mundo e bate no peito dizendo: “Tenho uma fortuna estocada”. Grande coisa. Você pode quebrar, pois um grande estoque gera grandes encargos. E pior ainda, quando você não tem capital paga pelo capital dos outros, sem falar em prazo de validade e eventuais perdas. Reveja seus estoques, ali você pode encontrar o caminho da felicidade.
g) Ativo parado – Veja se existem máquinas e móveis parados, que você não utiliza, ou que não rendem o que você espera. Uma boa opção é a venda de ativos. Muitas vezes temos máquinas que custaram muito dinheiro, pouco rendem e geram um grande gasto com depreciação. Dessa forma, analise bem e, se for o caso, venda. Há sempre alguém querendo comprar. É dinheiro que entra no seu Caixa, é dinheiro que você deixa de pagar pelo capital dos outros, além de se livrar de uma máquina que não dá lucro. Detalhe importante: tente vender longe da sua região, evitando vender para seu vizinho ou concorrente. Se não, é mais um a querer dividir o mesmo bolo.
h) Distribuição de Lucros em volumes incompatíveis com a capacidade de geração de Caixa – Você fechou o ano e apurou um lucro de R$100.000,00. Fez o cheque e tirou o dinheiro da empresa? Esqueça esse lucro. Ele é apenas uma linha contábil no seu balanço. Esse lucro não é palpável e nem pertence a você. Deve-se tirar apenas o que o Caixa permite, pois este “lucro” é que vai manter sua empresa funcionando. Parte dele, tem que ser reinvestido. E a depreciação, esqueceu? Isso, se todos os seus clientes pagarem, verificação feita com uma análise apurada dos relatórios de resultado por emissão e por Caixa. Existe uma grande diferença em: vender, vender e receber e vender, receber e lucrar.
i) Custos Financeiros elevados, em decorrência da utilização de Capital de terceiros – Se sua empresa utilizar muito capital de terceiros, vai pagar caro por isso, dependendo da sua margem de lucro. Se a margem for baixa, ela ficará toda na mão de quem empresta o dinheiro e você acaba não ganhando nada ou, conforme o caso, até perdendo. E isso vai acabando com o seu Caixa. O resultado: Trevas.
j) Política salarial totalmente incompatível com o nível de Receitas e demais Despesas Operacionais – Como andam suas despesas com a folha de pagamento, inclusive com o seu salário? Tenha cuidado, pois muitas vezes você está gastando muito com a folha de pessoal. Sei que determinados cargos têm um piso salarial alto no mercado, mas se sua empresa não suporta, mude. Reduza de dois para um, contrate estagiários, modernize os processos para utilizar menos mão-de-obra. Esqueça quanto o mercado paga e analise quanto sua empresa é capaz de pagar. Caso contrário, seu Caixa estará indo embora e o resultado você já sabe: Trevas.
k) Aumento do nível de inadimplência – Seus clientes estão demorando muito para pagar. Seu dinheiro fica na mão deles e seu Caixa vazio. Você vai falar o que todos falam: “Se todo mundo que me deve pagasse, eu não estaria nessa situação”. Isso não muda nada, você continuará sem dinheiro e devendo para os outros. Implante uma boa política de crédito, analise bem antes de dar crédito. Tenha pessoas competentes para cobrar seus clientes, tenha um bom advogado para as cobranças judiciais. E não perca tempo, não deixe as Contas a Receber esperando a boa vontade de seus clientes. Quando estamos sem dinheiro acabamos pagando primeiro quem mais nos aperta. Quem manda o cobrador à porta todo dia tem mais possibilidade de receber. Trocando em miúdos, aperte seus clientes, caso contrário você é que vai ser apertado.
l) Redução nas vendas causadas por retenção do mercado – No Brasil isso é mais do que comum: o dólar subiu, as vendas caem; o dólar caiu, as vendas também caem. Troca o Presidente, as vendas caem. Tem guerra, as vendas caem. Acontece alguma desgraça lá do outro lado do mundo, as vendas caem. Resumindo, a nossa economia é uma loucura, influenciada por qualquer coisa a qualquer momento. É praticamente impossível fazer um planejamento e, principalmente, fazer investimentos a longo prazo, investimentos que dependam de resultados de vendas. Sabedor de tudo isso, tenha mais cautela no gerenciamento do seu negócio, procurando sempre ter um custo fixo baixo, trabalhar com estoque reduzido, não ficar sem Caixa. Pense dez vezes antes de comprar máquinas novas, lembre que ela vai produzir menos do que você imagina. Quando fazemos contas geralmente superestimamos os resultados e é aí que o negócio começa a apertar. Por isso, muita cautela com suas despesas.
m) Aumento da concorrência em decorrência da entrada de novos concorrentes no mercado – Todos nós estamos sujeitos a isso. É comum descobrir que surgiu uma nova empresa que vende a mesma coisa e bem mais barato. E você começa a perder clientes. O primeiro passo é conhecer bem o concorrente, estudar a empresa dele, os processos por ele usados, verificando como ele consegue cobrar menos. Então refaça as contas de sua própria empresa. Isso é muito claro: ou você está cobrando caro demais, pois tem uma estrutura muito maior que a dele. Isso gera um custo fixo maior e, conseqüentemente, seu preço acaba sendo mais alto. Ou o seu concorrente está cobrando muito baixo, que é o que costuma acontecer.
O concorrente não recolhe os impostos, não paga os fornecedores, enfim, não paga ninguém. Ele não tem lucro e só atrapalha a sua vida. E nesse caso, meu amigo, você tem que baixar seus preços o máximo possível sem perder sua lucratividade. Agregar valor aos seus produtos para diferenciá-los da concorrência, investir em atendimento e pós-vendas, tentar melhorar as facilidades de pagamento para seus clientes e aguardar. Sim, porque em breve o “kamikaze” vai desaparecer, vai fechar como todos os que não sabem fazer contas, como todos os que trabalham sem lucro, como todos os que acabam pagando para trabalhar.
Acho o cúmulo. O sujeito sai de casa todo dia pela manha, abre sua empresa, produz o mês todo e, no final das contas, fatura 50 mil reais e gasta 60 mil para essa produção. É realmente um absurdo. Ele consegue gerar um “déficit” de 10 mil reais por mês. Seria muito mais interessante ficar os trinta dias em casa lendo jornal. Não ganharia nada, mas, pelo menos, não ficaria devendo nada para ninguém e não atrapalharia as empresas que trabalham corretamente, sem falar que ele poderia pegar todo o capital da sua empresa, aplicar e, na pior das hipóteses, ganhar 1,0% de juros ao mês.
Espero que você tenha compreendido bem a importância do Caixa, porque em 80% dos casos esse é o maior problema financeiro que as empresas atravessam. Para resumir, vou apontar abaixo apenas alguns tópicos para facilitar a identificação dos problemas:
DESEQUILÍBRIO FINANCEIRO
Sintomas
a) Insuficiência crônica de Caixa
b) Captação sistemática de recursos por meio de empréstimos
c) Obtenção de financiamentos junto a bancos e desconhecidos
Causas Básicas
a) Excesso de investimentos em estoque
b) Prazo médio de recebimento maior que o prazo médio de pagamentos das compras.
c) Excesso de investimento em Ativos Fixos.
d) Baixo giro de Estoques.
Conseqüências
a) Maior grau de vulnerabilidade ante as flutuações nas condições do mercado em que a empresa atua.
b) Atrasos nos pagamentos, aumentando os riscos de concordata e falência.
Medidas de Saneamento
a) Aumento do capital próprio, com aporte de novos recursos dos proprietários atuais ou de novos sócios.
b) Redução ou adequação do nível de atividades aos volumes de recursos disponíveis para financiamento das operações.
c) Controle rígido de Custos e Despesas Operacionais.
d) Desmobilização de Ativos ociosos.
Aqui encerramos mais um tema, onde abordamos o que podemos chamar de “coração” da sua empresa. Lembre-se de ter calma porque as coisas não se resolvem do dia para a noite. É um jargão batido, mas você demorou nove meses para nascer e com sua empresa é a mesma coisa. Para estruturá-la você pode levar muitos anos. Para quebrá-la, você pode conseguir fazer isso em uma única operação calamitosa.
